Proteção de Dados: Quanto Menos Exposição, Menor o Risco

Nome, telefone, e-mail, cargo, empresa, data de nascimento e até informações publicadas em redes sociais podem parecer dados isolados e sem grande importância. O problema começa quando essas informações são reunidas e utilizadas para criar uma abordagem convincente.

Quanto mais informações um criminoso possui, mais fácil fica construir uma história que pareça legítima. Por isso, proteger dados pessoais não é apenas uma questão jurídica ou de privacidade: também é uma medida de segurança.

No ambiente de trabalho, esse cuidado envolve tanto os dados da própria empresa quanto informações de funcionários, clientes, fornecedores e demais pessoas com quem a organização se relaciona.

O que é um dado pessoal?

Dado pessoal é qualquer informação relacionada a uma pessoa identificada ou que possa ser identificada.

Alguns exemplos são:

• Nome e sobrenome;
• Telefone;
• Endereço de e-mail;
• CPF, RG e outros documentos;
• Endereço residencial;
• Data de nascimento;
• Informações de localização;
• Dados relacionados à rotina ou aos hábitos de uma pessoa.

Uma informação que parece pouco relevante sozinha pode ganhar outro significado quando combinada com outros dados.

Pequenos dados podem formar um grande contexto

Imagine que alguém descubra o nome de uma pessoa, onde ela trabalha, qual é seu cargo e quem são alguns de seus colegas.

Separadamente, essas informações podem parecer inofensivas. Juntas, porém, podem ser utilizadas para criar mensagens muito mais convincentes, fingir conhecer a rotina da empresa ou se passar por alguém confiável.

A LGPD também é uma questão de prevenção

A Lei Geral de Proteção de Dados estabelece regras para a coleta, utilização, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais.

Um dos princípios importantes é utilizar apenas os dados realmente necessários para determinada finalidade.

Na prática, isso significa evitar coletar, armazenar ou compartilhar informações apenas porque “podem ser úteis algum dia”. Quanto menos dados desnecessários circularem, menor também é a exposição em caso de erro, acesso indevido ou vazamento.

Cuidado com o compartilhamento no dia a dia

A proteção de dados não depende apenas de grandes sistemas ou políticas. Pequenas decisões diárias também fazem diferença.

• Evite enviar documentos completos quando apenas uma informação é necessária;
• Confira os destinatários antes de enviar arquivos;
• Não compartilhe listas de contatos ou informações pessoais sem necessidade;
• Evite deixar documentos com dados pessoais expostos;
• Utilize apenas os canais adequados para compartilhar informações internas;
• Não publique informações sobre terceiros sem avaliar se essa exposição é necessária.

Redes sociais também revelam informações

Publicações em redes sociais podem revelar muito mais do que parece. Fotos, localização, cargo, rotina, viagens, nomes de familiares e informações sobre o ambiente de trabalho ajudam a construir um perfil sobre uma pessoa.

Isso não significa deixar de utilizar redes sociais, mas entender que cada informação publicada pode permanecer acessível por muito tempo e ser vista por pessoas que não conhecemos.

Dados da empresa também merecem cuidado

Nem toda informação empresarial é um dado pessoal protegido pela LGPD, mas isso não significa que possa ser compartilhada livremente.

Listas de funcionários, contatos de clientes, dados bancários, documentos, informações comerciais e detalhes sobre processos internos podem facilitar fraudes ou causar prejuízos quando utilizados de forma inadequada.

Antes de compartilhar, faça três perguntas

1. Essa pessoa realmente precisa dessa informação?
2. Preciso compartilhar todos esses dados ou apenas uma parte?
3. Estou utilizando um canal adequado e autorizado?

Alguns segundos de reflexão podem evitar uma exposição desnecessária.

Se não precisa mais, por que continuar armazenando?

Guardar informações indefinidamente também aumenta a exposição.

Arquivos antigos, planilhas esquecidas, cópias duplicadas e documentos armazenados em locais inadequados podem continuar contendo dados pessoais mesmo depois de perderem sua utilidade.

Por isso, o tratamento responsável também envolve respeitar os procedimentos definidos para armazenamento e descarte das informações.

Proteção de dados é responsabilidade de todos

A empresa pode manter sistemas, controles e políticas de segurança, mas muitos dados passam diariamente pelas mãos de diferentes pessoas.

Cada documento enviado, informação compartilhada ou arquivo armazenado representa uma decisão sobre como aquele dado será tratado.

Criar uma cultura de proteção significa pensar antes de coletar, compartilhar, armazenar ou divulgar informações.