Antes de sair de férias, muitos profissionais organizam tarefas, avisam colegas e ativam a resposta automática no e-mail. Mas existe outro cuidado importante: garantir que os acessos digitais também fiquem seguros durante a ausência.

Em uma empresa, e-mails, sistemas internos, arquivos compartilhados e permissões de acesso fazem parte da rotina de trabalho. Quando esses recursos não são organizados antes de uma ausência, podem surgir falhas de comunicação, exposição de dados e riscos de golpes digitais.

Por que julho merece atenção?

Julho costuma ser um período de férias escolares e revezamento em algumas equipes. Com pessoas ausentes, substituições temporárias e demandas redistribuídas, a comunicação pode ficar mais sensível.

Esse cenário pode ser explorado em tentativas de fraude, especialmente por mensagens que simulam urgência, pedidos de aprovação, alteração de dados, envio de documentos ou liberação de acesso.

Por isso, a preparação digital antes das férias ajuda a proteger não apenas o colaborador, mas também os processos que dependem das informações sob sua responsabilidade.

Não compartilhe senhas durante a ausência

Compartilhar senha pode parecer uma solução rápida para manter uma atividade em andamento, mas é uma prática insegura. Credenciais são individuais e ajudam a identificar quem acessou, alterou ou aprovou determinada informação.

Se outra pessoa precisar executar uma atividade durante as férias, o ideal é solicitar o acesso correto, conforme a política interna da empresa. Assim, a continuidade do processo é mantida sem comprometer a rastreabilidade.

Cuidado com respostas automáticas

A resposta automática de férias é útil, mas deve ser configurada com cuidado. Informações excessivas podem ajudar pessoas mal-intencionadas a entender quem está ausente, por quanto tempo e quem assumirá determinada demanda.

O ideal é manter uma mensagem objetiva, informando o período de ausência e o contato institucional adequado. Evite detalhes internos, nomes de projetos sensíveis, rotinas específicas ou informações que não precisam ser públicas.

Quanto mais simples e controlada for a mensagem, menor o risco de exposição desnecessária.

Organize arquivos e permissões

Antes da ausência, documentos importantes devem estar armazenados nos locais corretos, com acesso autorizado para quem realmente precisa dar continuidade às atividades.

Arquivos salvos apenas em áreas pessoais, computadores locais ou pastas desorganizadas podem gerar atrasos, retrabalho e solicitações emergenciais desnecessárias.

Checklist antes de sair de férias

• Revise pendências digitais: verifique e-mails, sistemas e arquivos que precisam de encaminhamento.
• Não compartilhe senhas: solicite acessos formais quando outra pessoa precisar assumir uma atividade.
• Configure a resposta automática: use uma mensagem objetiva, sem expor informações internas sensíveis.
• Encerre sessões abertas: saia de sistemas, portais e ferramentas que não precisarão permanecer conectados.
• Organize arquivos: deixe documentos importantes em locais corporativos adequados.
• Avise sobre situações suspeitas: mensagens estranhas, acessos incomuns ou pedidos urgentes devem ser comunicados à TI.

Continuidade com segurança

A ausência temporária de um colaborador não deve comprometer a segurança das informações nem a continuidade dos processos. Com organização prévia, acessos corretos e comunicação clara, é possível manter as atividades em andamento sem abrir mão da proteção digital.

Férias são importantes para o descanso. E, quando bem planejadas, também podem ser um momento de reforçar boas práticas de segurança dentro da empresa.

Conteúdo educativo. As práticas de segurança digital devem seguir as políticas internas da empresa e as orientações da área de Tecnologia da Informação.